Розрахунок і видача заробітної плати

Розрахунок заробітної плати виконується документом Розрахунок заробітної плати за період [500] в останній робочий день місяця.

Для коректного розрахунку зарплати необхідно попередньо створити і провести операційні документи поточного (розрахункового) періоду в наступній послідовності:

1. Створити, заповнити та провести Лікарняні листи [506] для співробітників, які протягом розрахункового періоду перебували на лікарняному.
2. Створити, заповнити та провести Відпускні листи [505] для співробітників, які протягом розрахункового періоду перебували у відпустках.
3. Створити, заповнити та провести Відрядження [522] для співробітників, які протягом розрахункового періоду перебували у відрядженнях.
4. Створити Табель обліку робочого часу [501] і заповнити табличну частину і провести його, при цьому звернути увагу на такі аспекти роботи з табелем:
   1. в поле "Період" виводиться розрахунковий період, для якого в довіднику 'Розрахункові періоди' встановлена ознака поточного - якщо значення поля не відповідає поточним розрахункового періоду, то необхідно в довіднику' Розрахункові періоди 'відредагувати запис для поточного, а в документі вибрати в списку потрібну значення;
   2. якщо в поле "Підрозділ" заголовка не вибрано підрозділ, то в табличній частині буде виведений список співробітників всього підприємства; якщо підрозділ вибрано, то будуть відображені співробітники цього підрозділу, а якщо встановлений прапорець "З підлеглими", то в списку також будуть відображені співробітники нижчестоящих підрозділів;
   3. натискання на кнопку "Автоформування списку" виводить список всіх співробітників, які працювали протягом розрахункового періоду в обраному підрозділі, незалежно від того, чи були раніше для будь-яких співробітників складено табель (наприклад, раніше міг бути складений табель поточного періоду для співробітника, що звільняє), тому Користувачеві, що виконує заповнення табеля, необхідно упевнитися в коректності заповнення табличній частини і видалити зі списку співробітників, для яких табель вже існує, - в іншому випадку при проведенні документа виникне помилка "Повторне закриття табеля для співробітника...,: На дату...", і розрахунок заробітної плати буде проводитися не коректно;
   4. в разі появи помилки "Повторне закриття табеля для співробітника..., : На дату..." Користувачу, який проводив табель, необхідно перевірити створені на поточний період табелі і відкоригувати список співробітників в табелі з помилкою (також помилка може виникнути при некоректному виборі розрахункового періоду), після чого знову провести документ;
   5. якщо протягом розрахункового періоду у співробітника були переміщення, то для такого співробітника в табелі буде введено кілька рядків - по одній додатковій рядку на кожне переміщення, - і будуть заповнені дані днів по кожному призначенням (при цьому в поле "Всього співробітників" буде відображатися кількість реально враховуються табелем співробітників);
   6. для кожного співробітника в списку повинні бути заповнені дані про відпрацьований час - вони можуть бути сформовані автоматично натисненням кнопки "Факт = Графік" в разі, якщо фактично відпрацьований співробітником час відповідає встановленим графіком роботи, при цьому враховуються зареєстровані в системі відпустки, лікарняні, відрядження, - тому документи Лікарняний лист [506], Відпускний лист [505], Відрядження [522] поточного розрахункового періоду повинні бути заповнені і проведені до формування табеля;
   7. дані про відпрацьований час можуть бути введені вручну (або внесені зміни в сформовані дані) шляхом коригування осередків по днях, встановлюючи тип дня (8 - робочий, П - святковий, Про - відпустка, Х - вихідний, Б - лікарняний, К - відрядження, Д - декретна відпустка) та кількість відпрацьованих в цей день годин через знак "/" (про те як виконувати коригування планових значень табеля можна дізнатися зі статті як оформити оплату за роботу в святкові та вихідні дні, нічний або неробочий час?).
5. Створити, заповнити та провести Відомості нарахувань і утримань [527], якщо будь-яким співробітникам покладаються нарахування або відрахування (премія, оплата за суміщення, відрядна оплата, інше), - окремий документ по кожній окремій статті нарахування або утримання.
6. Створити документ Індексація [523] (перед цим упевнитися, що в довіднику 'Індекси інфляції' заведений індекс за попередній період згідно даними Мінфіну України, якщо індекс в довіднику відсутній, його необхідно додати), в заголовку документа в поле" Дата "ОБОВ'ЯЗКОВО встановити дату останнього дня місяця (розрахункового періоду), і заповнити таблицю натисканням кнопки "Автоформування списку" (перелік співробітників може бути заповнений шляхом додавання рядків і вибору співробітників зі списку); провести документ.
7. Створити документ Розрахунок заробітної плати за період [500] для розрахунку сум виплат співробітникам, і заповнити табличну частину натисканням кнопки "Автоформування списку" (перелік співробітників може бути заповнений шляхом додавання рядків і вибору співробітників зі списку); провести документ, при цьому звернути увагу на такі аспекти роботи з документом розрахунку зарплати:
   1. при створенні документа необхідно перевірити правильність установки періоду розрахунку (за замовчуванням встановлюється період, зазначений як поточний) - якщо встановлений період не збігається з періодом розрахунків з працівниками, то необхідно вибрати правильне значення поля;
   2. необхідно перевірити коректність Дати нарахування (за замовчуванням встановлюється дата рівна датою створення документа), при цьому Дата нарахування повинна потрапляти в розрахунковий період (інакше документ не зможе бути проведений через помилку невідповідності дати періоду);
   3. якщо Дата нарахування раніше дати останнього дня місяця, то буде виконаний розрахунок зарплати не в повному розмірі, а за фактично відпрацьований час на Дату нарахування - це необхідно враховувати при нарахуванні заробітної плати за весь розрахунковий період; таку можливість можна використовувати при розрахунку і нарахування авансових платежів по заробітній платі за фактично відпрацьований час;
   4. якщо в поле "Підрозділ" заголовка не вибрано підрозділ, то в табличній частині буде виведений список співробітників всього підприємства; якщо підрозділ вибрано, то будуть відображені співробітники цього підрозділу, а якщо встановлений прапорець "З підлеглими", то в списку також будуть відображені співробітники нижчестоящих підрозділів;
   5. натискання на кнопку "Автоформування списку" виводить список всіх співробітників, які працювали протягом робочого періоду в обраному підрозділі, в тому числі і звільнені протягом періоду, і при розрахунку заробітної плати можуть виникнути колізії обробки даних, тому зі списку співробітників необхідно видалити "звільненого", якщо з ним вже були проведені розрахунки;
   6. при проведенні документа виконується розрахунок заробітної плати в повному розмірі за період відповідно до встановлених окладів з урахуванням даних Табеля обліку робочого часу [501] і розрахунків документів Лікарняний лист [506], Відпускний лист [505], Відрядження [522], Індексація [523], Відомість нарахувань і утримань [527], а також виконується розрахунок і утримання податків і зборів відповідно до законодавства (ПДФО, ЄСВ, Військовий збір - повний перелік статей, за якими може бути виконано утримання або нарахування можна побачити в документі Особова картка співробітника [460] в блоці "Статті нарахувань і утримань").
8. Остаточний розрахунок виконується Платіжною відомістю [529] - необхідно встановити дату виплати (якщо виконується виплата через касу, то документ необхідно формувати в момент видачі грошових коштів, якщо виплата здійснюється на банківську картку, дата створення повинна відповідати даті переведення грошових коштів з розрахункового рахунку компанії на лицьовій (зарплатний) рахунок працівників відповідно до регламентованої банком процедурі), заповнити табличну частину, натиснувши кнопку "Автоформування списку", після чого провести документ - суми виплати заробітної плати будуть розраховані з урахуванням всіх виплат, виконаних раніше на підставі документів Розрахунок заробітної плати за період [500] і Аванс [507].