Робота з довідниками

В системі для зберігання даних, необхідних для операційної діяльності компанії, використовуються довідники двох видів:

• Лінійний - довідник, в якому значення розташовані лінійно у вигляді таблиці, без угруповань і ієрархічної структури. Приклад такого довідника - 'Контрагенти'. Набір параметрів значень відрізняється в залежності від довідника.
• Каскадний - довідник, в якому значення розташовані у вигляді ієрархічної структури, тобто декомпозіровани на групи значень. Каскадний довідник представлений у вигляді ієрархічної структури, яка відображається в області "Навігація по довіднику" і табличній області, що містить значення запису, виділеної в структурі довідника. Приклад такого довідника - 'Номенклатура'. Набір параметрів значень відрізняється в залежності від довідника.

Для всіх таблиць довідників програми використовуються загальні принципи роботи. У довідниках можна створювати нові значення, редагувати і видаляти існуючі значення, проводити пошук по довіднику (з урахуванням службових символів "?" - Один довільний символ і "*" - довільний набір символів). Для виконання цих дій у панелі інструментів довідника розташовані кнопки команд: "Додати...", "Редагувати...", "Видалити...", "Копіювати...", "Пошук". У таблицях довідника також можлива сортування в шпальтах довідника.

Також для значень довідників можливе розширення їх характеристик і введення додаткових параметрів шляхом створення зв'язків з іншими довідниками системи, які встановлюються в панелі "Пов'язані довідники".

Для перегляду і редагування вмісту довідника Користувачеві необхідно відкрити довідник, скориставшись відповідним пунктом в Меню посади.

Довідник 'Контрагенти'

Довідник 'Контрагенти' призначений для зберігання даних постачальників, підрядників, клієнтів компанії. Значення довідника встановлюються в документах в полях "Клієнт", "Покупець", "Постачальник", "Контрагент", "Банк" та інших методом вибору значення зі списку.

Для створення в довіднику запису про контрагента Користувачеві необхідно натиснути кнопку "Додати" і заповнити поля в модальному вікні, яке відкриється; обов'язкові для заповнення поля відмічені знаком "астеріск".

Поле "Реєстраційний код" призначено для введення ЄДРПОУ, ОКПО (для юридичних осіб), ІПН (для суб'єктів підприємницької діяльності) або будь-якого іншого державного реєстраційного коду контрагента. Якщо поле не заповнено, то система ідентифікує такого контрагента як фізична особа (не підприємець).

Після заповнення полів запису довідника Користувачеві необхідно натиснути кнопку "Додати" - у таблиці довідника з'явиться рядок з даними контрагента і ці дані контрагента будуть доступні в документах додатки.

Для редагування запису Користувачеві необхідно виділити рядок запису довідника в таблиці Контрагенти і натиснути кнопку "Редагувати..." в панелі інструментів довідника - Користувачеві відкриється форма редагування запису, ідентична формі додавання нового запису. Для копіювання записи Користувачеві необхідно виділити рядок запису довідника в таблиці Контрагенти і натиснути кнопку "Копіювати..." - відкриється форма створення запису з полями, заповненими значеннями запису, що копіюється; після коригування записи Користувачеві необхідно натиснути кнопку "Додати".

При необхідності введення додаткових параметрів або характеристик контрагента, необхідних для реалізації договірної роботи з ним, Користувач має можливість ввести їх у таблиці "Додаткові параметри" пов'язаних довідників і натиснути кнопку "Додати...". У формі необхідно вибрати параметр у списку, встановити його значення та вибрати дату, з якою даний параметр буде враховуватися при веденні обліку в системі.

Для запису кожного контрагента Користувач може додати інформацію про додаткові розрахункових рахунках, виділивши запис про контрагента в таблиці і натиснувши кнопку "Додати..." в таблиці вкладки "Розрахункові рахунки". У формі необхідно заповнити рядки даних про розрахунковий рахунок.

Довідник 'Номенклатура'

Довідник 'Номенклатура' призначений для забезпечення ведення обліку активів компанії, продажів товарів і послуг. Значення довідника використовуються в документах для заповнення специфікацій при взаємодії з контрагентами, обліку основних засобів і інше. У довіднику повинні бути заведені всі номенклатурні позиції, які можуть бути використані в обліку компанії, так як ці дані необхідні для забезпечення коректного обліку в системі. Довідник 'Номенклатура' є ієрархічним - номенклатурні позиції згруповані за типом.

Ієрархічна структура довідника відображається в панелі "Навігація по довіднику", а конкретні позиції номенклатури - в таблиці відповідної групи.

Для створення в довіднику запису (картки) про номенклатурної позиції Користувачеві необхідно натиснути кнопку "Додати..." і заповнити поля в модальному вікні, яке відкриється; обов'язкові для заповнення поля відмічені знаком "астеріск".

Для включення номенклатурної позиції активу в групу необхідно вибрати "батьківську" групу в полі "Група ТМЦ", а для створення групи (папки) необхідно вибрати значення "1. Група" в полі "Тип ТМЦ".

Після заповнення полів запису довідника Користувачеві необхідно натиснути кнопку "Додати". Після додавання запису в таблиці довідника з'явиться рядок номенклатури, і вибір такої номенклатури буде доступний в документах додатки. При додаванні запису типу "Група" в деревовидної схемою довідника з'явиться нова група.

При необхідності введення додаткових параметрів або характеристик номенклатурної позиції Користувач має можливість ввести їх у таблиці "Значення параметрів товару" пов'язаних довідників і натиснути кнопку "Додати...". У формі необхідно вибрати параметр у списку, встановити його значення та вибрати дату, з якою даний параметр буде враховуватися при веденні обліку в системі.

У таблиці "Ціни на товари" пов'язаних довідників може зберігатися інформація про встановлені для обраної номенклатурної позиції цінах. Дані про ціни додаються автоматично на підставі проведення документа Ціноутворення [204] (про що свідчить запис у полі "Документ" при перегляді запису про встановлення ціни). Також можлива зміна ціни Користувачем шляхом створення нового запису у зв'язаному довіднику (хоча така дія не є коректною, т. я. ідеологія побудови системи має на увазі документування операцій) - необхідно натиснути кнопку "Додати..." в таблиці вкладки "Ціни на товари" і заповнити поля форми.

Введення значення штрих-коду для товарів виконується створенням записи у зв'язаному довіднику "Штрих-коди".

Для створення правил перетворення одиниць виміру товарів використовуються записи пов'язаного довідника "Перетворення одиниць виміру". У формі створення запису необхідно вибрати одиницю виміру, з якої необхідно виконувати перетворення в використовувану за замовчуванням (встановлену в картці номенклатурної позиції), і встановити коефіцієнт переведення (множник). Наприклад, для ТМЦ, які враховуються в штуках (що вказане в картці - "Одиниця виміру"), але купуються або продаються "палетамі" для коректного ведення обліку необхідно вказати, що з "палети" ми при обліку реєструємо деяку кількість "штук" ТМЦ. Ознака "Зворотне перетворення" використовується, коли коефіцієнт необхідно використовувати як "дільник" у формулі перетворення (наприклад, ТМЦ враховується в "палетах", але реалізувати товар у торговій точці можна "штуками" (яких 50 в палеті), відповідно реалізація 10 штук товару відповідає 10/50 = 0,2 "палети", що і відображається в обліку при реєстрації операції реалізації).

Можливості системи не обмежуються перерахованим набором пов'язаних довідників і для різних довідників реалізовані або можуть бути реалізовані в майбутньому, в тому числі і при реалізації галузевих конфігурацій, або при внесенні змін до використовувану конкретною компанією конфігурацію (кастомизация).