Міграція з інших облікових систем з використанням файлів CSV

Система Облік SaaS дозволяє перенести в неї дані з інших облікових систем, необхідні для забезпечення продовження обліку:

• Довідник Контрагенти,
• Перелік товарів (підгілка довідника Номенклатура),
• Дані обліку активів,
• Залишки по рахунках (ініціація балансу).

Дані для імпорту повинні бути введені в текстовий файл формату *.csv, сформований певним чином залежно від типу даних, що переносяться (Залежно від використовуваної облікової системи необхідно реалізувати можливість експорту даних у формат CSV, який згодом може бути імпортований в систему Облік SaaS). У текстовому файлі *.csv для розділення параметрів необхідно використовувати розділювач «крапка з комою» (;).

Найбільш зручними інструментами обробки експортних даних і підготовки їх до імпорту є програма для роботи з електронними таблицями (наприклад, OpenOffice Calc, LibreOffice Calc, Microsoft Excel) - в цьому випадку csv-файл необхідно зберігати з кодуванням 1251. Також дані можуть бути сформовані в будь-якому текстовому редакторі - у такому випадку при csv-файл може створюватися як з кодуванням 1251, так і UTF-8 або IBM866 (MS-DOS).

У csv-файлі у першому рядку повинна бути структура полів, а з другого рядка - дані довідника (у разі відсутності якихось даних, значення може бути не введено).

Для виконання імпорту в Облік SaaS використовується Ручний імпорт даних з CSV [62], який дозволяє внести первинні дані в систему з csv-фалів.

Довідник Контрагенти

CSV-файл довідника Контрагенти має структуру полів:

Code; Name; ZKPO; Taxnumb; Fullname; BankName; RC; MFO; LegalAddress; ActualAddress; Phone

де:

• Code - унікальний номер (код) контрагента в системі (у разі збігу коду запису контрагента в системі з кодом у файлі імпорту, процедура імпорту замінить дані).
• Name - назва контрагента.
• ZKPO - ЄДРПОУ код контрагента.
• Taxnumb - податковий номер контрагента.
• Fullname - повна назва підприємства-контрагента.
• BankName - назва банку, в якому розміщений розрахунковий рахунок контрагента.
• RC - номер розрахункового рахунку контрагента.
• MFO - МФО банку, в якому розміщений розрахунковий рахунок контрагента.
• LegalAddress - юридична адреса контрагента.
• ActualAddress - фактична адреса контрагента.
• Phone - номер телефону контрагента.

Імпорт довідника Контрагентів виконується документом Ручний імпорт даних з CSV [62] при виборі типу об'єкта імпорту «1. Довідник Контрагенти».

Перелік товарів (підгілка довідника Номенклатура)

CSV-файл підгілки «28. Товари» довідника Номенклатура має структуру полів:

Codeup; Code; Name; Barcode; Unit

де:

• Codeup - код батьківської (вищестоящої) групи товарів (для створення груп товарів верхнього рівня поле повинно бути порожнім)
• Code - артикул товару (у разі збігу артикулу товару в системі з артикулом у файлі імпорту, процедура імпорту замінить дані).
• Name - назва товару.
• Barcode - штрих-код товару (може не вводитися).
• Unit - одиниця кількісного виміру товару, використовувана при обліку.

Імпорт переліку товарів виконується документом Ручний імпорт даних з CSV [62] при виборі типу об'єкта імпорту «3. Основні засоби». Записи товарів формуються в підгілці «28. Товари» довідника Номенклатура. Якщо раніше в довіднику був створений запис з кодом 28, то для нього необхідно змінити код.

Облік Основних засобів, малоцінних необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів

CSV-файл для імпорту даних обліку ОС має структуру полів:

Cod; Name; Inv; Idate; Count1; Count2; Gcod; Gname; Cost; Aamort; Nalgroup

де:

• Cod - код в довіднику Номенклатура,
• Name - найменування ОЗ,
• Inv - інвентарний номер ОЗ,
• Idate - дата введення ОЗ в експлуатацію,
• Count1 - рахунок обліку ОЗ,
• Count2 - рахунок обліку витрат,
• Gcod - код батьківської (вищестоящої) групи ОЗ (для створення груп номенклатури верхнього рівня поле повинно бути порожнім),
• Gname - назва батьківської (вищестоящої) групи ОЗ (для створення груп номенклатури верхнього рівня поле повинно бути порожнім),
• Cost - балансова вартість ОЗ,
• Amort - накопичена амортизація ОЗ,
• Nalgroup - податкова група ОЗ (від 1 до 16, для НА - пусто).

Імпорт даних обліку ОЗ виконується документом Ручний імпорт даних з CSV [62] при виборі типу об'єкта імпорту «3. Основні засоби». При імпорті даних обліку ОЗ підприємства система створює:

Записи ОЗ в довіднику Номенклатура в підгілці «10. Основні засоби» (якщо раніше в довіднику був створений запис з кодом 10, то для нього необхідно змінити код).

Для кожного активу - документ Інвентарна картка [370]. Дата створення відповідає даті імпорту даних. Для активу автоматично встановлюється лінійний метод нарахування амортизації (при необхідності метод амортизації змінюється безпосередньо в документі).

Для кожного активу - документ Акт введення ОЗ [373]. Дата створення відповідає даті імпорту даних. Документ зберігається з сумою вхідного зносу, тим самим зберігається інформація про нараховану раніше амортизації (яка вводиться залишками на рахунках 13 *).

Ініціація балансу

CSV-файл для ініціалізації балансу (введення залишків по рахунках) має структуру полів:

Бал-й рахунок; Код (товар, клієнт, код аналітики); Назва об'єкта; Кількість; № складу в SaaS; Сума; Валюта (код); Сума у ​​валюті

де:

• Бал-й рахунок - балансовий рахунок обліку, на який заносяться залишки,
• Код (товар, клієнт, код аналітики) - код аналітики, використовуваної Облік SaaS, в для зазначеного рахунку,
• Назва об'єкта - найменування об'єкта аналітичного обліку (значення не використовується при імпорті, призначене для верифікації даних при підготовці csv-файлу, може бути не введено),
• Кількість - кількість ТМЦ на рахунку з кількісним обліком,
• № складу в SaaS - місце зберігання ТМЦ (склад, МВО), введене в Облік SaaS,
• Сума - сума залишку на рахунку у валюті обліку в системі,
• Валюта (код) - валюта, використовувана на валютному рахунку,
• Сума у ​​валюті - сума залишку у валюті на валютному рахунку.

Для коректної ініціалізації балансу попередньо необхідно імпортувати в систему Облік SaaS перелік товарів і довідник Контрагенти, а також ввести Особові картки співробітників, за якими буде проводитися розкид залишків по МВО. Імпорт залишків по рахунках виконується документом Ручний імпорт даних з CSV [62] при виборі типу об'єкта імпорту «4. Ініціалізація балансу». При імпорті даних ініціалізації балансу підприємства система створює документи:

• Введення залишків для рахунків без аналітики [0],
• Введення залишку для рахунку з аналітикою [1],
• Введення залишку по рахунку з кількісним обліком [2].

Залишки за необоротними активами та накопиченої амортизації вводяться через режим імпорту даних обліку ОЗ, МНМА, НА.