Особливості та можливі шляхи перенесення даних
При виникненні необхідності виконати міграцію даних з Облік ERP в Облік SaaS з різними конфігураціями необхідно враховувати наступні особливості і супутні фактори:
- Версії і релізи конфігурацій систем Облік ERP і Облік SaaS - в ряді випадків неможливо виконати перенесення всієї системи (копіювання) на увазі відмінності ядер різних Облік ERP і Облік SaaS. Також в деяких випадках недоцільно виконувати копіювання даних минулих звітних періодів або виконувати експорт всієї конфігурації використовуваної системи в Облік SaaS унаслідок значних відмінностей логіки роботи документів і звітів, що тягне за собою значні витрати на впровадження та супровід системи.
- Обсяг переносимих даних - у разі перевищення розміру файлів експорту більш 32 Мб імпорт стає недоступний в силу технологічних обмежень ядра Облік SaaS. У такому випадку необхідно розглядати підходи по дробленню експортних даних за періодами, або можливість використання системи обміну даними MQ-Server.
- Склад видів довідників і документів - для забезпечення коректної роботи в системі Облік SaaS необхідно детально оцінити необхідність перенесення значень довідників і документів, щоб уникнути втрат облікових даних і системної інформації, порушення бізнес-логіки роботи системи, виникнення колізій обліку.
- Склад процедури перенесення даних - щоб уникнути проблем при міграції даних необхідно ретельно спланувати процедуру перенесення, керуючись здоровим глуздом і результатами аналізу конфігурацій обох систем та прийняття рішення про те, які саме дані необхідно переносити для забезпечення коректного обліку в Облік SaaS.
- Вибір методики міграції: вивантаження даних Облік ERP в проміжний файл і подальша завантаження в Облік SaaS, або використання системи обміну даними MQ-Server.
- Наявність стандартних засобів експорту та імпорту, що дозволяють провести обмін між різними конфігураціями.
Необхідно враховувати, що будь-яка процедура, яку неможливо виконати стандартними засобами, будь-то експорт даних або завантаження їх в яку-небудь конфігурацію Облік SaaS, обмін або перенесення даних з або в систему, відмінну від Облік, буде свідомо бути однією з найбільш трудомістких завдань : тут необхідно врахувати специфічні особливості кожної з конфігурацій або систем, аж до кожного поля об'єкта кожного виду.
При переході з Облік ERP в Облік SaaS необхідно максимально автоматизувати процес міграції даних шляхом експорту зі старої системи та імпорту в нову з використанням стандартних засобів, передбачених розробниками. Використання автоматизованих процедур міграції дозволяє прискорити початок роботи в новій системі, мінімізувати кількість помилок і дає можливість подальшої додаткового завантаження в Облік SaaS даних, які не були завантажені спочатку.
Можливі чотири основні сценарії переходу з системи Облік ERP в Облік SaaS, кожен з яких має свої переваги і недоліки. У кожному сценарії наведено послідовний порядок операцій, якого необхідно дотримуватися. У сценаріях можуть бути виключені якісь операції в деяких випадках, але загальний порядок дії повинен бути збережений.
Сценарії розташовані в порядку збільшення трудомісткості міграції:
1. Впровадження системи Облік SaaS збігається з початком нового річного звітного періоду, звіти минулого періоду вже сформовані в старій системі. Конфігурація Облік SaaS ідентична раніше використовуваної конфігурації Облік ERP.
Облік у системі Облік SaaS може бути початий в Базовою конфігурації без перенесення даних минулих періодів. Для реалізації такого сценарію Адміністратору необхідно виконати наступні операції:
1.1. Створити нову компанію в системі Облік SaaS (див. розділ Реєстрація Компанії).
1.2. Виконати ініціацію компанії шляхом створення і проведення документа Ініціалізація даних компанії [60], що входить до Базову конфігурацію.
1.3. Не обов'язково: очистити довідники 'Розрахункові рахунки підприємства', 'Касові книги', 'Номенклатура', застосувавши режим "Очищення ТМЦ-РС-КК" документа Ручний імпорт даних [61].
1.4. Не обов'язково: імпортувати довідники, якщо є відмінності (див. розділ Експорт довідників з Облік ERP та імпорт в Облік SaaS).
1.5. Імпортувати довідники 'Об'єкти аналітики' (і 'Набори аналітик'), 'Контрагенти', перелік товарів довідника 'Номенклатура' (див. розділ Експорт довідників 'Об'єкти аналітики', 'Контрагенти' і переліку товарів з Облік ERP та імпорт в Облік SaaS).
1.6. Ввести (імпортувати) Лицьові картки співробітників (див. розділ Експорт документів кадрового обліку з Облік ERP та імпорт в Облік SaaS).
1.7. Ввести (імпортувати) Інвентарні картки (див. розділ Експорт документів обліку активів з Облік ERP та імпорт в Облік SaaS).
1.8. Ввести залишки по рахунках вручну (з використанням документів Введення залишків для рахунків без аналітики [0], Введення залишку для рахунку з аналітикою [1], Введення залишку по рахунку з кількісним обліком [2]), або виконати імпорт з системи Облік ERP згідно з процедурою, описаною в розділі Експорт залишків по рахунках з Облік ERP та імпорт в Облік SaaS.
Перевагою такого сценарію є висока швидкість впровадження та швидкий початок роботи з системою, економія коштів на впровадження, можливість використовувати систему автоматичного оновлення при роботі з Базовою конфігурацією без змін. Підтримка такої конфігурації проводиться постачальником сервісу.
2. Конфігурація в Облік ERP унікальна і необхідний повний перенос конфігурації і даних минулих періодів.
Такий тип міграції можливий тільки при відсутності значущих відмінностей ядра використовуваної системи Облік ERP і ядра Облік SaaS. Для продовження обліку в Облік SaaS необхідно виконати перенесення даних довідників, плану рахунків, об'єктів аналітики, початкових залишків, видів використовуваних документів, даних документів і бухгалтерських проводок з системи Облік ERP. Процес міграції ускладнює перенесення видів документів і самих документи, а також стає неможливим то використання вбудованої системи оновлень конфігурації. Для реалізації такого сценарію Адміністратору необхідно виконати наступні операції:
2.1. Створити нову компанію в системі Облік SaaS (див. розділ Реєстрація Компанії).
2.2. Імпортувати константи і списки констант (див. розділ Експорт констант і списків констант з Облік ERP та імпорт в Облік SaaS).
2.3. Виконати ініціацію компанії шляхом створення і проведення документа Ініціалізація даних компанії [60], що входить до Базову конфігурацію.
2.4. Не обов'язково: очистити довідники 'Розрахункові рахунки підприємства', 'Касові книги', 'Номенклатура', застосувавши режим "Очищення ТМЦ-РС-КК 'документа Ручний імпорт даних [61].
2.5. Імпортувати довідники (див. розділ Експорт довідників з Облік ERP та імпорт в Облік SaaS).
2.6. Імпортувати Балансовий план рахунків (див. розділ Експорт довідника 'Балансовий план рахунків' з Облік ERP та імпорт в Облік SaaS).
2.7. Імпортувати довідники 'Об'єкти аналітики' (і 'Набори аналітик'), 'Контрагенти', 'Номенклатура' (див. розділ Експорт довідників 'Об'єкти аналітики', 'Контрагенти' та переліку товарів з Облік ERP та імпорт в вигляд SaaS).
2.8. Імпортувати види документів (див. розділ Експорт унікальних видів документів з Облік ERP та імпорт в Облік SaaS).
2.9. Імпортувати заголовки, дані і проводки документів (див. розділ Експорт даних документів з Облік ERP та імпорт в Облік SaaS).
2.10. Зберегти і провести документи кадрового обліку (460, 461, 462, 463) та обліку активів (370, 373).
2.11. Ввести залишки по рахунках вручну (з використанням документів Введення залишків для рахунків без аналітики [0], Введення залишку для рахунку з аналітикою [1], Введення залишку по рахунку з кількісним обліком [2]), або виконати імпорт з системи Облік ERP згідно з процедурою, описаною в розділі Експорт залишків по рахунках з Облік ERP та імпорт в Облік SaaS.
При такій міграції в системі Облік SaaS створюється копія конфігурації Облік ERP з усією обліковою інформацією. При такій реалізації немає необхідності підтримувати роботу раніше використовуваної системи, так як облікові дані повністю перенесені і для їх аналізу можна використовувати Оборотно-сальдову відомість або інші звіти, що входять до Базову конфігурацію, при цьому з'являється можливість відкрити ініціювали проводки документи.
Але треба враховувати, що при такому перенесенні необхідне доопрацювання кастомізованих видів документів при міграції з Облік ERP в Облік SaaS, і на це необхідно час і робота розробника OpenEdge ABL (тривалість робіт залежить від значимості відмінностей "кастомізованої" конфігурації від Базовою). Також така реалізація виключає підтримку і регулярні оновлення конфігурації постачальником сервісу в рамках умов тарифного плану. Підтримка такої "кастомізованої" конфігурації забезпечується власними силами компанії (Адміністратором компанії).
3. Впровадження нової системи не збігається з початком нового звітного періоду, переносяться залишки на кінець закритого звітного періоду і дані з початку поточного звітного періоду. Конфігурація Облік SaaS ідентична раніше використовуваної конфігурації Облік ERP.
Необхідний перенесення даних довідників, об'єктів аналітики, початкових залишків на кінець закритого звітного періоду, даних документів і бухгалтерських проводок за поточний звітний період з системи Облік ERP. При цьому сама конфігурація (види документів) не переноситься, а використовуються дистрибутивні документи Облік SaaS. Для реалізації такого сценарію Адміністратору необхідно виконати наступні операції:
3.1. Створити нову компанію в системі Облік SaaS (див. розділ Реєстрація Компанії).
3.2. Виконати ініціацію компанії шляхом створення і проведення документа Ініціалізація даних компанії [60], що входить до Базову конфігурацію.
3.3. Не обов'язково: очистити довідники 'Розрахункові рахунки підприємства', 'Касові книги', 'Номенклатура', застосувавши режим "Очищення ТМЦ-РС-КК" документа Ручний імпорт даних [61].
3.4. Імпортувати довідники (див. розділ Експорт довідників з Облік ERP та імпорт в Облік SaaS).
3.5. Імпортувати довідники 'Об'єкти аналітики' (і 'Набори аналітик'), 'Контрагенти', 'Номенклатура' (див. розділ Експорт довідників 'Об'єкти аналітики', 'Контрагенти' та переліку товарів з Облік ERP та імпорт в вигляд SaaS).
3.6. Ввести залишки по рахунках вручну на дату завершення минулого звітного періоду (з використанням документів Введення залишків для рахунків без аналітики [0], Введення залишку для рахунку з аналітикою [1], Введення залишку по рахунку з кількісним обліком [2]), або виконати імпорт з системи Облік ERP згідно процедурою, описаною в розділі Експорт залишків по рахунках з Облік ERP та імпорт в Облік SaaS.
3.7. Не обов'язково: підготувати таблиці перетворення, якщо є незначні відмінності у видах документів систем Облік ERP і Облік SaaS (див. розділ Підготовка таблиць перетворення).
3.8. Виконати імпорт заголовків, даних і проводок документів поточного звітного періоду (див. розділ Експорт даних документів з Облік ERP та імпорт в Облік SaaS).
3.9. Зняти з зберігання, після чого зберегти і провести документи кадрового обліку (460, 461, 462, 463) та обліку активів (370, 373).
У даному випадку не переносяться заголовки, дані і проводки документів завершених звітних періодів, що позбавляє користувача можливості переглянути частину інформації з минулих періодів, а саме відкрити самі документи минулих періодів.
Але при такій міграції немає необхідності підтримувати минулої систему в робочому стані, так як дані поточного обліку перенесені, і для їх аналізу можна використовувати Оборотно-сальдову відомість або інші звіти, що входять до Базову конфігурацію. А також підтримка такій конфігурації проводиться постачальником сервісу і зберігається можливість використовувати систему автоматичного оновлення в рамках умов тарифного плану, що значно знижує вартість сервісного обслуговування системи.
4. Впровадження нової системи не збігається з початком нового звітного періоду, необхідний перенесення всієї інформації як минулих, так і поточного періодів з можливістю редагування документів поточного періоду. Конфігурація Облік SaaS відрізняється від раніше використовуваної конфігурації Облік ERP.
Необхідний перенесення даних довідників, об'єктів аналітики, початкових залишків на кінець закритого звітного періоду, даних документів і бухгалтерських проводок за весь час ведення обліку з системи Облік ERP. При цьому сама конфігурація (види документів) не переноситься, а для документів поточного періоду можливе перенесення з використанням таблиць перетворення. Для реалізації такого сценарію Адміністратору необхідно виконати наступні операції:
4.1. Створити нову компанію в системі Облік SaaS (див. розділ Реєстрація Компанії).
4.2. Імпортувати константи і списки констант (див. розділ Експорт констант і списків констант з Облік ERP та імпорт в Облік SaaS).
4.3. Виконати ініціацію компанії шляхом створення і проведення документа Ініціалізація даних компанії [60], що входить до Базову конфігурацію.
4.4. Не обов'язково: очистити довідники 'Розрахункові рахунки підприємства', 'Касові книги', 'Номенклатура', застосувавши режим "Очищення ТМЦ-РС-КК" документа Ручний імпорт даних [61] .
4.5. Імпортувати довідники (див. розділ Експорт довідників з Облік ERP та імпорт в Облік SaaS).
4.6. Імпортувати довідники 'Об'єкти аналітики' (і 'Набори аналітик'), 'Контрагенти', 'Номенклатура' (див. розділ Експорт довідників 'Об'єкти аналітики', 'Контрагенти' та переліку товарів з Облік ERP та імпорт в вигляд SaaS).
4.7. Ввести залишки по рахунках вручну на дату завершення минулого звітного періоду (з використанням документів Введення залишків для рахунків без аналітики [0], Введення залишку для рахунку з аналітикою [1], Введення залишку по рахунку з кількісним обліком [2]), або виконати імпорт з системи Облік ERP згідно процедурою, описаною в розділі Експорт залишків по рахунках з Облік ERP та імпорт в Облік SaaS.
4.8. Підготувати таблиці перетворення, якщо є незначні відмінності у видах документів систем Облік ERP і Облік SaaS (див. розділ Підготовка таблиць перетворення).
4.9. Виконати імпорт заголовків, даних і проводок документів поточного звітного періоду (див. розділ Експорт даних документів з Облік ERP та імпорт в Облік SaaS) з використанням попередньо підготовлених таблиць перетворення, які розробляються індивідуально під кожен вид документа (див. розділ Підготовка таблиць перетворення).
4.10. Зняти з зберігання документи поточного звітного періоду.
4.11. Зберегти і провести документи кадрового обліку (460, 461, 462, 463) та обліку активів (370, 373).
При такій реалізації міграції в Облік SaaS немає необхідності підтримувати раніше використовувану систему в робочому стані, так як облікові дані перенесені, і для їх аналізу можна використовувати Оборотно-сальдову відомість або інші звіти, що входять в базову конфігурацію. При цьому зберігається можливість відкрити на перегляд ініціювали проводки документи. Також зберігаються дані документів, які не ініціюють бухгалтерські проводки.
Необхідність ретельного аналізу конфігурації і подальше створення таблиць перетворення значно ускладнює процес міграції, як за обсягом робіт, так і за часом. Але в майбутньому дозволяє використовувати систему автоматичного оновлення в рамках умов тарифного плану, що значно знижує вартість сервісного обслуговування системи, і підтримка такої конфігурації проводиться постачальником сервісу.
Для забезпечення автоматизації міграції в системах Облік ERP і Облік SaaS реалізовані описані нижче інструменти (документи).
