Операції з грошовимі коштами, виданими під звіт

Грошові кошти видаються співробітнику під звіт на відрядження або на закупівлю товарів або оплату послуг або у вигляді готівкових коштів, або шляхом переведення на картковий рахунок.

Видача готівкових грошових коштів виконується документом Видатковий касовий ордер [311] в якому вказується рахунок 372* з аналітикою Співробітник - підзвітна особа. Видача безготівкових грошових коштів виконується документом Відомість нарахувань-утримань [527] в якому вказується стаття "Видача ГК під звіт", а співробітник вибирається в табличній частині "Список співробітників". При проведенні документів виконується проводка на дебет рахунку 372* з аналітикою співробітника і утворюється дебіторська заборгованість співробітника-підзвітника перед підприємством.

Повернення не витрачених грошових коштів в касу від підзвітної особи оформляється документом Авансовий звіт [319], в якому вказується підзвітна особа - при проведенні документа виконуються проводки на кредит 372* з аналітикою співробітника сумарно на суму авансового звіту, які зменшують дебіторську заборгованість співробітника.

У Авансовому звіті [319] необхідно вказати суми витрат на покупку ТМЦ та оплату послуг і робіт співробітником - в таблицях "Зроблені оплати за матеріальні цінності, послуги" і "Оплачено і віднесено на витрати ", - ці суми і є підставою звіту про витрату готівкових коштів, виданих авансом. А підсумкова сума витрат "списується" з дебіторської заборгованості співробітника.

При поверненні не витрачених грошових коштів суму повернення від підзвітника необхідно врахувати в табличній частині "Ручні проводки": Дт 30*/Касова книга Кт 372*/Підзвітна особа. Таким чином при проведенні буде списана дебіторська заборгованість підзвітника перед підприємством.

Необхідно врахувати, що терміни подання авансового звіту регламентовані і залежать від мети (на відрядження або під звіт), а також форми надання грошових коштів (готівка або в безготівковій формі). Так, в Україні (згідно з п.п. 170.9.2 і п.п. 170.9.3 ПКУ), для грошових коштів, виданих в готівковій формі, термін подачі Авансового звіту становить 5 банківських днів з моменту витрати ГК на придбання ТМЦ та послуг / робіт, або 5 банківських днів після закінчення службового відрядження.

Операції з готівковими коштами, а отже - операції по касі, суворо регламентовані законодавством. Це означає, що існує порядок відповідності кореспондуючих рахунків.

Так, згідно зі стандартами бухгалтерського обліку, при обліку грошових коштів, виданих під звіт, можуть виконуватися проводки між рахунком обліку заборгованості підзвітника і рахунками грошових коштів:

1. Дт 372* Кт 3* - видача грошових коштів підзвітній особі (рахунки каси (30*) - при готівковому розрахунку документом Видатковий касовий ордер [311], рахунки обліку грошових коштів на банківських рахунках (31*) - при безготівковому розрахунку документом Відомість нарахувань-утримань [527]);
2. Дт 3* Кт 372* - повернення грошових коштів в касу або на розрахунковий рахунок від підзвітної особи (Авансовий звіт [319]);

а також облік розрахунків підзвітною особою з контрагентами на придбання товарно-матеріальних цінностей і послуг та робіт:

1. Дт 631* Кт 372* - розрахунки з постачальниками здійснені готівкою підзвітною особою (Авансовий звіт [319]).

У свою чергу, при обліку придбаних ТМЦ та послуг реєструються операції розрахунку з постачальниками та підрядниками за ТМЦ та послуги з оприбуткуванням ТМЦ на склад на рахунку 15*, 2* - документом Прибуткова накладна [91], або віднесення витрат за отримані послуги і роботи на витрати за типами на рахунки 9* (адміністративні, загальновиробничі, комерційні) - документом Акт приймання виконаних робіт [70].

Переведення ТМЦ в Основні засоби (ОЗ) і Малоцінні необоротні матеріальні активи (МНМА) виконується документом Акт введення ОС [373] на підставі Інвентарної картки [370].