Авансовий звіт [319]

Авансовий звіт – документ, що підтверджує витрачання підзвітною особою грошових коштів (отриманого авансу чи власних коштів) на господарські (виробничі) мети або на витрати, пов'язані з виконанням деяких цивільно-правових дій; служить підставою для списання витрачених підзвітних сум і відшкодування перевитрати.

Для реєстрації витрачання підзвітною особою грошових коштів необхідно створити новий документ «Авансовий звіт», натиснувши кнопку «Створити» в Журналі авансових звітів і заповнити поля відкрився документа. Обов'язкові для заповнення поля позначені знаком «зірочка»:

1. Дата – дат звіту встановлюється автоматично, але при необхідності дату можна змінити

2. Підрозділ – центр фінансової відповідальності.

3. Підзвітна особа – співробітник компанії, звітує про затрачені кошти.

4. Склад – склад приходования матеріальних цінностей придбаних підзвітною особою за готівкові грошові кошти.

Також опціонально можуть бути заповнені поля:

1. Валюта – вибрати валюту витрат, якщо вона відрізняється від базової.

2. Видано – ввести суму готівкових грошових коштів, які були видані авансом, якщо така була.

3. Затверджено – вибрати відповідального співробітника, що затвердив правомірність авансового звіту.

4. Додаток – поле для опису наданого документа або коментаря.

Поле «Сума» розраховується автоматично на підставі даних, введених в табличні частини документа

Поле «Залишок» розраховується автоматично і відображає різницю між сумами виданих та витрачених коштів – якщо значення позитивне, то витрати проведені в межах виданого авансу, якщо значення негативне – значить співробітник витратив власні грошові кошти на придбання матеріальних цінностей або оплату послуг, і потрібне відшкодування витрат на цю суму.

По завершенні заповнення заголовка документа необхідно заповнити поля табличних частин документа:

1. Зроблені оплати за матеріальні цінності – в таблицю вносяться всі матеріальні цінності, які були придбані підзвітною особою за готівкові грошові кошти. Дані вводяться на підставі наданих підзвітною особою документів, що підтверджують придбання відповідних матеріальних цінностей. При проведенні авансового звіту занесені в таблицю матеріальні цінності будуть оприбутковані на вказаний в заголовку склад за ціною без ПДВ.

2. Оплачено і віднесено на витрати – в таблицю вносяться дані про оплати послуг та інших витрат, які слід відносити на витрати – рахунок і стаття віднесення витрат вибираються в полях «Рахунок» і «Стаття витрат».

3. Ручні проводки – таблицю вносяться проводки, які неможливо відобразити в попередніх таблицях – при внесенні необхідно вибирати рахунки і аналітичні дані по кредиту і дебету.

Після заповнення документа його необхідно провести натисканням кнопки «Провести» – документ буде збережений, і проводки будуть відображені у звітах додатки (перелік проведень документа міститься у формі «Проводки»).