Заповнення довідників і введення в систему об'єктів обліку

Для забезпечення обліку житлово-комунальних послуг в систему необхідно ввести об'єкти обліку, а саме ввести дані про ці об'єкти в довідники системи.

Довідник 'Контрагенти/Власники'

У довіднику 'Контрагенти/Власники' зберігаються дані про споживачів комунальних послуг - в системі споживачі є контрагентами комунальної компанії. При цьому контрагентом може бути як фізична особа, так і юридична. Значення довідника встановлюються в полях "Контрагент" документів модуля методом вибору значення зі списку.

Для створення в довіднику запису про споживача необхідно натиснути кнопку "Додати" і заповнити поля в у відкритому модальному вікні; обов'язкові для заповнення поля відмічені знаком "астеріск".

Після заповнення форми необхідно натиснути кнопку "Додати" на ній - контрагент-споживач буде доступний для вибору при заповненні документів модуля.

В панелі "Пов'язані довідники" в довіднику 'Договори' будуть відображатися всі договори, які були укладені з обраним споживачем (запис в довідник 'Договори' додається автоматично при створенні і проведенні документа Договір зі споживачем [1600]).

Більш докладно робота з довідником 'Контрагенти' описана в статті Довідки по Обліку Робота з довідниками.

В системі також передбачено введення великої кількості записів про власників квартир з Excel-файлу в довідник 'Контрагенти/Власники' - документом "Додавання власників [1608]".

Для імпорту списку з Excel-файлу необхідно попередньо завантажити шаблон для заповнення, відкривши документ і натиснувши кнопку "Зберегти в EXCEL". Далі необхідно заповнити шаблон коректними даними, ввівши адресу, ПІБ, номер квартири, площу квартири, номер телефону власника, його електронну адресу (використовується для відправки Рахунків ЖКГ та Актів).

Після заповнення шаблону його необхідно завантажити в систему, використовуючи документ "Додавання власників [1608]". Для цього необхідно в документі натиснути кнопку "Виберіть файл", вибрати заповнений даними про власників файл в локальній папці на комп'ютері (використовуються стандартні інструменти браузера). Після додавання файлу необхідно натиснути кнопку "Завантажити" - дані, введені в Excel-файл, будуть відображені в табличній частині документа. При необхідності дані в табличній частині можна редагувати. Для остаточного додавання інформації про власників в систему і довідник 'Контрагенти/Власники' документ необхідно провести.

Довідник 'Номенклатура'

У довіднику 'Номенклатура' зберігаються переліки товарів і послуг, що продаються або купуються компанією. Значення довідника використовуються в документах для заповнення специфікацій при взаємодії з контрагентами, обліку основних засобів та інше. У довіднику повинні бути заведені всі номенклатурні позиції, які можуть бути використані в обліку, так як ці дані необхідні для забезпечення коректного обліку в системі і ведення аналітичного обліку. Довідник 'Номенклатура' є ієрархічним - номенклатурні позиції згруповані за типами.

Ієрархічна структура довідника відображається в панелі "Навігація по довіднику", а конкретні позиції номенклатури - в таблиці відповідної групи.

Для обліку в модулі ЖКГ в системі необхідно внести інформацію про послуги, що надаються Комунальним підприємством - створити записи довідника для кожної послуги, що надається. У компанії конфігурації "ЖКГ: ОСББ (Україна)" за замовчуванням в гілці "Послуги" вже заведений перелік послуг, які може надавати комунальне підприємство. При необхідності список можна доповнити.

Для створення в довіднику запису (картки) про номенклатурну позицію необхідно натиснути кнопку "Додати..." і заповнити поля в відкритому модальному вікні; обов'язкові для заповнення поля відмічені знаком "Астеріск".

Для створення групи (папки) номенклатурних позицій в полі "Тип ТМЦ" необхідно вибрати значення "1. Група" і ввести назву групи в полі "Назва" (наприклад, "Комунальні послуги"); для включення номенклатурної позиції активу в групу необхідно вибрати "батьківську" групу в полі "Група ТМЦ".

Після заповнення форми необхідно натиснути кнопку "Додати" - послуга ЖКГ буде доступна для вибору при заповненні документів модуля.

Більш докладно робота з довідником 'Номенклатура' описана в статті Довідки по Обліку Робота з довідниками.

Довідник 'Послуги ЖКГ'

У довіднику 'Послуги ЖКГ' зберігаються параметри обліку послуг комунальної компанії, а саме: одиниці виміру наданої послуги, норми споживання і тарифи за різними нормами, терміни дії норм і тарифів. Значення довідника використовуються для автоматизації розрахунків при заповненні документів модуля.

У компанії конфігурації "ЖКГ: ОСББ (Україна)" за замовчуванням вже заведений базовий перелік Послуг ЖКГ і встановлені регламентовані державою норми і тарифи, актуальні на момент створення компанії. При зміні регламентованих норм і тарифів дані оновлюються в системі автоматично. Список Послуг ЖКГ і тарифи на них може бути доповнений (послуги повинні бути попередньо внесені в довідник 'Номенклатура').

Для вказання тарифів, цін та термінів дії необхідно створити запис в довіднику, натиснувши кнопку "Додати" і заповнити поля у відкритому модальному вікні: назва послуги обирається в списку (з довідника 'Номенклатура'), одиниці виміру також обираються зі списку (з системного довідника ' Одиниці виміру'). Прапорець "Враховувати за вартістю послуги" призначений для позначення обліку надання послуги не за кількістю спожитих одиниць послуги, а диференційовано за вартістю послуги в рамках встановлених норм.

Після занесення запису в довідник 'Послуги ЖКГ' необхідно вказати норми споживання і тарифи в пов'язаний довідник 'Тарифи' (пов'язаний довідник знаходиться в панелі справа робочого місця). Для цього необхідно, виділивши рядок із записом послуги в основному довіднику, натиснути кнопку "Додати" в панелі інструментів пов'язаного довідника і заповнити поля форми:

• Дата з - дата, з якої застосовується для розрахунків встановлені норма і тариф.
• Норма споживання - мінімальне значення норми споживання, з якого починає розраховуватися тариф.
• Тариф - вартість одиниці послуги при споживанні більше встановленої норми.

Якщо тариф єдиний для всіх обсягів споживання послуги, то норма споживання повинна бути рівною 0 - будь-який спожитий обсяг (більше 0) буде вважатися за встановленим тарифом. При різних тарифах на різні обсяги споживання необхідно створювати кілька записів - по одному для кожної норми і тарифу. Для послуг ЖКГ у яких є ознака "Враховувати за вартістю послуги" вартість надання послуги буде дорівнює встановленому тарифу (а не по спожитого обсягу), в разі якщо використовується диференціація обсягу такої послуги, то розрахунок вартості надання послуги в системі буде виконуватися з урахуванням встановлених норм (Наприклад: необхідно враховувати оренду підсобного приміщення, при цьому оренда підсобного приміщення площею до 4 кв. м коштує 300 грн, а приміщення від 4-х - 600 грн. Для такого випадку в записі основного довідника для послуги "Оренда підсобного приміщення" повинна бути встановлена ознака "Враховувати за вартістю послуги", а в пов'язаному довіднику повинно бути заведено два рядки: від 0 - 300 грн, від 4 - 600 грн).

Довідник 'Адреси'

У довіднику 'Адреси' зберігаються адреси будинків (будівель), що знаходяться у віданні Комунальної компанії. Значення довідника використовуються для заповнення поля "Адреса" документів модуля ЖКГ і в довіднику 'Лічильники споживання' - для позначення місця розташування конкретного лічильника.

Для створення в довіднику запису про будинок, який обслуговує Комунальна компанія необхідно натиснути кнопку "Додати" і ввести адресу в поле модального вікна, після чого натиснути кнопку "Додати".

Додатково, рекомендується внести в довідник два пункти: "01. На переатестації" і "02. Списано" для маркування в довіднику 'Лічильники споживання' тих лічильників, які знаходяться на переатестації або були списані, тобто не мають прив'язки до конкретної адреси.

Довідник 'Лічильники споживання'

Довідник 'Лічильники споживання' призначений для зберігання в системі лічильників споживання послуг із зазначенням їх параметрів і реквізитів. Значення довідника використовуються для реєстрації обліку показань лічильників в квартирах будинків (будівель), що обслуговуються Комунальною компанією. У довідник необхідно занести всі підпорядковані комунальній компанії лічильники, створивши для кожного лічильника окремий запис.

Для створення в довіднику запису про лічильник необхідно натиснути кнопку "Додати..." і заповнити поля у відкритому модальному вікні:

• Тип лічильника - вибір зі списку типу лічильника відповідно до назви послуги (з довідника 'Послуги ЖКГ').
• Серійний номер - введення серійного номера лічильника.
• Адреса установки - вибір зі списку адреси (будинку), де встановлено лічильник (з довідника 'Адреси').
• Номер квартири - ввести номер квартири, в якій встановлений лічильник.
• Дата наступної повірки - планована дата наступної повірки лічильника.
• Примітка - поле для введення примітки до лічильника.

Після заповнення полів форми необхідно натиснути кнопку "Додати" - вибір записів довідника буде доступний при заповненні документів модуля.

При зміні адреси розташування лічильника або при переатестації (повірки) або його списання відповідні зміни необхідно відобразити в довіднику, змінивши значення поля "Адреса установки": змінити адресу, встановити значення "01. На переатестації" або значення "02. Списано". Також при зміні розташування (Адреси установки) лічильника необхідно сформувати Додаткова угода до договору зі споживачем, у якого даний лічильник був встановлений, і встановити дату закінчення дії лічильника, а також додати, при необхідності, запис про новий встановлений лічильник, зафіксувавши його початкові значення.

У пов'язаному довіднику "Дані лічильників споживання" містяться записи про зняті показання лічильника, в тому числі початкове показання на початок дії договору. Початкове показання заноситься при проведенні документа Договір зі споживачем [1600], наступні показання - при проведенні документів Реєстрація показань лічильника [1601].

Стаття додана/оновлена 25.11.2016